Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir dich über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung unserer App „Smart Document Manager“ (nachfolgend „App“) sowie der begleitenden Webseiten (z. B. Support- und Informationsseiten).
Eugen Mühl
Sudetenstr. 43
82538 Geretsried
Deutschland
E-Mail: ai.lernheld@gmail.com
Die App ist ein persönliches Dokumentenarchiv. Dokumente, Scans und Metadaten (wie Titel, Kategorien, Notizen oder Erinnerungen) werden ausschließlich lokal auf deinem Endgerät gespeichert. Wir betreiben keine eigenen Datenbanken für deine Inhalte und erhalten ohne dein Zutun keinerlei Zugriff.
Für optionale KI-Funktionen (z. B. automatische Zusammenfassungen, Chat-basierte Suche) werden vorbereitete Textausschnitte kurzzeitig an einen von uns verwalteten Cloud-Funktionsdienst (Firebase Functions, Standort: EU) übermittelt. Diese Daten werden ausschließlich zur Weiterleitung an die API von OpenAI, L.L.C. (USA) genutzt und dort zur Erstellung der Antwort verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt nur nach deiner ausdrücklichen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die du in der App aktivieren und jederzeit widerrufen kannst.
Vor dem Versand prüft unser integrierter KI-Datenschutzfilter alle Inhalte und schwärzt nach Möglichkeit sensible personenbezogene Daten. Wir speichern keine Texte, Metadaten oder Auswertungen aus diesen Anfragen. Auch Firebase Functions speichert keine dauerhaften Protokolle der Inhalte. OpenAI verarbeitet die Daten gemäß den API-Datenschutzrichtlinien; eine Übermittlung in die USA kann nicht ausgeschlossen werden, erfolgt jedoch auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.
Wenn du die KI-Unterstützung nicht nutzen möchtest, verlassen keine Dokumentdaten dein Gerät.
Die App kann aus Dokumenten Aufgaben & Fälligkeiten ableiten und Kalendererinnerungen erstellen. Diese Informationen werden lokal gespeichert. Synchronisierst du Erinnerungen mit dem Systemkalender oder deiner iCloud, greift ausschließlich die Infrastruktur von Apple; wir erhalten keinen Zugriff.
Aktivierst du die iCloud Synchronisation, erfolgt die Speicherung ausschließlich in deinem Apple-ID-Konto. Wir haben keinen administrativen Zugriff und sehen weder Inhalte noch Metadaten. Ohne iCloud verbleiben alle Daten ausschließlich lokal auf deinem Gerät.
Für bestimmte Funktionen kannst du Guthabenpakete als In-App-Kauf über den Apple App Store erwerben. Wir erhalten keine Einsicht in Zahlungsdaten; die Verarbeitung erfolgt ausschließlich durch Apple. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung). Dein erworbenes Guthaben verfällt nicht und erneuert sich nicht automatisch. Es gelten ergänzend die Vertrags- und Datenschutzbestimmungen von Apple.
Unsere Hosting-Umgebung basiert auf Firebase Hosting (Google Ireland Limited, Dublin, Irland). Beim Aufruf dieser Seiten werden Server-Logfiles verarbeitet (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene URL, Statuscode, User-Agent). Diese Verarbeitung ist notwendig, um die Seiten bereitzustellen und Angriffe abzuwehren (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Logdaten werden automatisch nach spätestens 14 Tagen gelöscht.
Wir setzen keine Cookies, kein Tracking und keine Analysewerkzeuge ein. Es findet kein Profiling oder Marketing auf Basis deiner Seitenaufrufe statt.
Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir die von dir mitgeteilten Daten (Name, E-Mail-Adresse, Inhalte) ausschließlich zur Bearbeitung deiner Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Die Nachrichten werden nach Abschluss des Vorgangs gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Lokale App-Daten bleiben auf deinem Gerät, bis du sie löschst oder die App entfernst. Support-Daten löschen wir nach Abschluss des Vorgangs, spätestens jedoch nach 12 Monaten. Rechnungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir gemäß steuer- und handelsrechtlichen Vorgaben bis zu 10 Jahre auf.
Du hast das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit (Art. 15–20 DSGVO). Zudem kannst du erteilte Einwilligungen jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen und der Verarbeitung aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, widersprechen (Art. 21 DSGVO). Kontaktiere uns hierzu per E-Mail an ai.lernheld@gmail.com.
Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, z. B. bei dem Bayerischen Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, Deutschland.
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten vor Manipulation, Verlust oder unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören lokale Verschlüsselung, Transportverschlüsselung (HTTPS/TLS) sowie Protokollierung kritischer Zugriffe.
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald sich rechtliche oder technische Rahmenbedingungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung findest du jederzeit unter dieser URL.
Stand: 2. Juli 2024