Datenschutz­erklärung

Diese Erklärung gilt für die App „Smart Document Manager“ auf iPhone, iPad und Mac sowie für die zugehörigen Informations-, Support- und Presseseiten. Sie beschreibt den Stand vom 24. Juli 2026.

1. Verantwortlicher

2. Besuch dieser Website

2.1 Bereitstellung und Sicherheitsprotokolle

Beim Aufruf der Website verarbeitet der beauftragte Hostinganbieter technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, übertragene Datenmenge, Statuscode, Referrer sowie Browser- und Betriebssystemangaben gehören.

Die Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Auslieferung der Seiten, der Fehleranalyse sowie der Erkennung und Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem sicheren, funktionsfähigen Onlineangebot. Sicherheitsprotokolle werden nach Wegfall ihres Zwecks gelöscht oder anonymisiert, sofern keine konkrete Störung, kein Sicherheitsvorfall oder keine gesetzliche Pflicht eine längere Aufbewahrung erfordert.

2.2 Cookies, Tracking und externe Inhalte

Diese Website setzt keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies ein und erstellt keine Nutzungsprofile. Die Seiten laden keine Schriftarten, Videos oder Social-Media-Elemente von Drittseiten nach. Ein Einwilligungsbanner ist deshalb derzeit nicht erforderlich. Sollten künftig nicht notwendige Speicher- oder Zugriffstechniken eingesetzt werden, werden wir zuvor die gesetzlich erforderliche Einwilligung einholen.

3. Dokumente und Archivdaten in der App

3.1 Lokale Verarbeitung

Importierte Dateien, Scans, erkannter Text, Titel, Ordner, Notizen, Aufgaben, Fristen und weitere Archivinformationen werden grundsätzlich im lokalen App-Bereich deines Geräts verarbeitet. Der Anbieter kann dieses lokale Archiv nicht aus der Ferne einsehen.

Du bestimmst, welche Dokumente du aufnimmst, importierst, exportierst oder teilst. Für die Rechtmäßigkeit der von dir verarbeiteten Inhalte und für geeignete Gerätesicherungen bist du selbst verantwortlich.

3.2 Optionale iCloud-Synchronisierung

Wenn du die Synchronisierung aktivierst, können App-Daten in deinem persönlichen iCloud-Bereich gespeichert und zwischen deinen Apple-Geräten abgeglichen werden. Die Bereitstellung erfolgt über deinen Apple Account nach den Datenschutz- und Vertragsbedingungen von Apple. Der Anbieter verfügt nicht über einen administrativen Zugang zu deinem persönlichen iCloud-Archiv.

Ist die Synchronisierung deaktiviert, werden die Archive der Geräte nicht über diese Funktion zusammengeführt. Beim Wechsel der Einstellung kann eine Datenübertragung oder Migration Zeit benötigen. Prüfe vor dem Löschen der App oder eines Geräts, ob wichtige Unterlagen anderweitig gesichert sind.

4. Optionale Smart-Funktionen

4.1 Umfang und Zweck

Wenn du eine Smart-Funktion ausdrücklich startest, werden die für die konkrete Aufgabe erforderlichen Inhalte verarbeitet. Je nach Funktion können dies ausgewählte Textausschnitte, ein von dir eingegebener Such- oder Chattext, Dokumenttitel, vorhandene Zusammenfassungen oder notwendige Kontextangaben sein. Zweck ist ausschließlich die von dir angeforderte Analyse, Zusammenfassung, Suche, Einordnung oder Aufgabenerkennung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Bereitstellung der von dir angeforderten Funktion erforderlich ist. Soweit die App für eine bestimmte Verarbeitung eine Einwilligung abfragt, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

4.2 Datenschutzfilter

Der Datenschutzfilter kann übereinstimmende persönliche Angaben vor einer Smart-Anfrage durch neutrale Platzhalter ersetzen. Du kannst eigene Schutzregeln anlegen und das Ergebnis vor dem Versand prüfen. Automatische Erkennung ist niemals fehlerfrei; kontrolliere daher bei besonders sensiblen Inhalten, ob alle gewünschten Stellen entfernt oder ersetzt wurden.

4.3 Verarbeitung durch Dienstleister

Für Smart-Funktionen werden vertraglich gebundene Hosting- und Verarbeitungsdienstleister eingesetzt. Sie dürfen übermittelte Inhalte nur zur technischen Durchführung der angeforderten Funktion und im Rahmen unserer Weisungen verarbeiten. Wir verwenden diese Inhalte nicht für Werbung oder zur Bildung persönlicher Nutzungsprofile.

Die für eine Anfrage übertragenen Inhalte werden nur so lange vorgehalten, wie dies zur Verarbeitung, zur technischen Absicherung und zur Missbrauchsabwehr erforderlich ist. Antworten werden in der App gespeichert, wenn die jeweilige Funktion dies vorsieht; du kannst sie dort zusammen mit den zugehörigen App-Daten löschen.

5. Diagnose, Leistung und Schutz vor Missbrauch

Zur Stabilität und Sicherheit der App werden pseudonyme technische Diagnosedaten verarbeitet. Dazu können eine zufällig erzeugte Installationskennung, App-Version, Build, Geräteklasse, Betriebssystemversion, zuletzt aufgerufener App-Bereich, Fehlercodes, Absturzinformationen und technische Leistungswerte gehören. Diese Daten dienen der Fehlerbehebung, Qualitätsverbesserung, Angriffserkennung und dem Schutz der angebotenen Dienste.

Die Diagnose ist so gestaltet, dass Dokumentinhalte nicht gezielt erfasst werden. Dennoch können technisch erzeugte Fehlermeldungen in Ausnahmefällen Kontext enthalten. Sende deshalb über Freitextfelder oder Supportberichte keine vertraulichen Informationen, die für die Fehleranalyse nicht erforderlich sind.

Zusätzlich können kurzlebige Geräte- und Integritätsnachweise verarbeitet werden, um automatisierte oder manipulierte Zugriffe auf geschützte Funktionen zu begrenzen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Pseudonyme Diagnose- und Leistungsdaten werden grundsätzlich spätestens nach 90 Tagen gelöscht oder aggregiert, sofern sie nicht zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls länger benötigt werden.

6. Käufe, Abonnements und Seitenkontingente

Käufe und Abonnements werden über den Apple App Store abgewickelt. Der Anbieter erhält keine vollständigen Zahlungsdaten wie Kreditkarten- oder Kontonummern. Zur Freischaltung, Wiederherstellung, Kontingentverwaltung und Betrugsprävention können von Apple signierte Kaufnachweise, Transaktionskennungen, Produkt- und Laufzeitinformationen, Vorgangskennungen sowie verbrauchte und verbleibende Seitenkontingente verarbeitet werden.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragserfüllung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsabwehr und korrekte Abrechnung. Erforderliche Nachweise werden für die Dauer des Leistungs- oder Abonnementverhältnisses sowie anschließend entsprechend zwingender gesetzlicher Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen gespeichert.

7. Support und Kommunikation

Wenn du uns per E-Mail kontaktierst, verarbeiten wir Absenderadresse, Zeitpunkt, Betreff, Nachricht und freiwillig übermittelte Anhänge. Zweck ist die Bearbeitung deiner Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vertragsbezogenen Anliegen und ansonsten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an verlässlichem Support.

Supportkorrespondenz wird gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung und mögliche Rückfragen nicht mehr benötigt wird. In der Regel erfolgt die Löschung spätestens zwölf Monate nach Abschluss; zwingende gesetzliche Pflichten und die Sicherung oder Abwehr von Rechtsansprüchen bleiben vorbehalten. Sende möglichst keine vollständigen persönlichen Dokumente und schwärze nicht benötigte Angaben.

8. Empfänger und Übermittlungen außerhalb des EWR

Je nach Nutzung können folgende Empfängerkategorien Daten erhalten:

• Hosting-, Infrastruktur-, Diagnose- und Sicherheitsdienstleister,
• Verarbeitungsdienstleister für ausdrücklich gestartete Smart-Funktionen,
• Apple im Zusammenhang mit App Store, Apple Account und optionaler iCloud-Nutzung,
• E-Mail- und Kommunikationsdienstleister für Supportanfragen,
• Behörden oder Gerichte, wenn eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und – soweit erforderlich – durch Verträge zur Auftragsverarbeitung gebunden. Falls Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf einer zulässigen Grundlage, insbesondere einem Angemessenheitsbeschluss oder geeigneten Garantien wie den EU-Standardvertragsklauseln. Informationen zu den jeweils einschlägigen Garantien kannst du über die oben genannte Kontaktadresse anfordern.

9. Speicherdauer

Lokale App-Daten bleiben grundsätzlich gespeichert, bis du sie in der App löschst oder den lokalen App-Speicher entfernst. Für optional synchronisierte Daten gelten zusätzlich deine iCloud-Einstellungen. Für übertragene Daten gelten die jeweils oben beschriebenen Fristen oder – wenn keine feste Frist möglich ist – die Kriterien Zweckfortfall, Vertragsende, gesetzliche Aufbewahrung, Verjährung und konkrete Sicherheitsanforderungen.

10. Deine Datenschutzrechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über deine personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO),
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
• Löschung (Art. 17 DSGVO),
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO),
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Richte deine Anfrage an ai.lernheld@gmail.com. Zum Schutz vor unberechtigter Herausgabe können wir einen angemessenen Identitätsnachweis verlangen.

11. Beschwerderecht

Du kannst dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für den Verantwortlichen ist insbesondere das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, zuständig. Weitere Informationen findest du unter lda.bayern.de.

12. Keine automatisierte Entscheidung

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt. Automatisch erzeugte Zusammenfassungen, Vorschläge oder Fristen dienen als Unterstützung und müssen von dir geprüft werden.

13. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, unter anderem Transportverschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, getrennte Verantwortungsbereiche, Integritätsprüfungen und Datenminimierung. Kein System ist vollständig risikofrei. Schütze deshalb dein Gerät mit einer Bildschirmsperre, halte Betriebssystem und App aktuell und bewahre Sicherungskopien wichtiger Dokumente auf.

14. Änderungen dieser Erklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich Funktionen, Verarbeitungen oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Fassung wird unter dieser Adresse veröffentlicht. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir zusätzlich in geeigneter Form.

Stand: 24. Juli 2026